[TUGAS MANAJEMEN] PENYEMPURNAAN ORGANISASI FORMAL DAN PENERAPAN T FORM DI INDONESIA

ilustrasi meeting dalam organisasi | credit: www.freepik.com

Organisasi yang mempunyai struktur yang jelas tersebut dinamakan organisasi formal

Jadi, di dalam organisasi formal setiap tugas, hubungan-hubungan tugas dan tanggung jawab masing-masing orang, secara resmi telahdiatur oleh peraturan yang telah ditentukan. Hanya saja organisasi formal ini tidak selalu dapat memenuhi keperluan, hasrat, dan perasaan dari orang-orang yang bekerja dalam organisasi tersebut, sehingga mereka mencarisaluran lain, yaitu saluran informal.

Contoh, seorang mahasiswa tidak diberi kartu pengikut ujian semester oleh tata usaha karena ia belum melunasi uang kuliah. Tetapi karena mahasiswa yang bersangkutan hubungannya dekat dengan pimpinan fakultas (dekan) maka ia diberi izin pengecualian untuk mengikuti ujian tersebut oleh dekan. 

Contoh lain, di dalam suatu instansi pemerintah atau swasta. Si A sudah seharusnya naik pangkat karena ia telah bekerja lebih dari empat tahun. Tetapi oleh atasannya tidak pernah diusulkan untuk naik pangkat tersebut, sehingga si A kecewa atas perlakuan atasannya itu. Kebetulan ia kenal baik

Usaha manusia untuk mempertahankan dan memenuhi kebutuhan hidupnya adalah merupakan tujuan bagi setiap manusia. Tujuan ini akan sama bagi setiap manusia, hanya cara untuk mencapainya berbeda-beda tergantung pada tingkat pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki seseorang. Karena kompleksnya cara pencapaian tujuan tersebut maka manusia mau tidak mau harus berorganisasi karena dengan berorganisasi akan dijumpainya kemudahan-kemudahan untuk mencapai tujuan pribadinya, asal tujuan pribadi tersebut dapat disesuaikan dengan tujuan organisasi.

Semakin modern kehidupan seseorang semakin cenderung banyak yang dibutuhkannya sehingga semakin banyak pula dia melibatkan dirinya dalam organisasi. Oleh sebab itu, organisasi dan manajemen adalah merupakan salah satu segi kehidupan yang penting bagi setiap manusia di mana pun dia berada.

Tujuan merupakan suatu hal yang penting bagi semua pihak di dalam organisasi, baik pihak dalam maupun pihak luar organisasi. Pihak dalam organisasi ialah para karyawan sedangkan pihak luar organisasi ialah masyarakat pada umumnya. Bagi pihak dalam, tujuan organisasi berfungsi sebagai pedoman terhadap mana seluruh kegiatan mereka diarahkan. Bagi pihak luar, tujuan organisasi itu perlu disebarluaskan supaya masyarakat mendukung atau sekurang-kurangnya bersimpati terhadap organisasi.

Kalau dikaji kehidupan manusia yang serba modern sekarang ini, tentulah kita akan menyimpulkan bahwa semuanya itu adalah berkat keberhasilan orang mengelola organisasi. Alasannya ialah karena tidak mungkin segala-galanya dihasilkan tanpa melalui organisasi. Masalahnya ialah bagaimana orang mengelola organisasinya seefektif mungkin sehingga tidak mengalami hambatan-hambatan dan dapat lancar mencapai sasaran-sasarannya. Untuk keperluan inilah, orang berorganisasi. Oleh sebab itu makin modern kehidupan manusia makin besar minat orang untuk mengembangkan organisasi sehingga mampu menjawab tuntutan hidup yang modern itu.

Dengan demikian, teori organisasi juga akan berkembang dengan cepat. Organisasi adalah bagaimana kegiatan administrasi yang sudah luas itu dibagi-bagi, disusun atau di struktur. Dalam pandangan Teori Modern, faktor lingkungan dapat mempengaruhi organisasi sehingga organisasi perlu menyesuaikan dirinya dengan perubahan-perubahan yang terjadi untuk mempertahankan kelanjutan hidupnya.

T-Form adalah suatu organisasi teknologi berbasiskan teknologi informasi (IT) yang terdiri dari sub-sub sistem yang mekanisme kerjanya saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara keseluruhan, dalam memecahkan masalah organisasi atau mengambil keputusan.

Pendekatan sistem mengikutsertakan seluruh komponen organisasi dalam penganalisisan organisasi komponen-komponen itu saling berhubungan. Dengan demikian kita akan memperoleh gambaran organisasi secara keseluruhan. Oleh karena bidang organisasi itu sangat luas maka diperlukan pendekatan multidisiplin terpadu. Pendekatan sistem ini dapat diterapkan secara umum terhadap organisasi mana pun juga. Tetapi pendekatan sistem ini dipandang terlalu luas sehingga penganalisisan organisasi akan mengambang sehingga tidak menyelesaikan masalah yang sesungguhnya secara tuntas.

Sehingga penerapan model T-Form dalam organisasi menuntut beberapa  persyaratan antara lain:

Perubahan organisasi dengan menerapkan T. Form ini adalah perubahan yang bersifat mendasar sehingga diperlukan kesepakatan dan dukungan dari penguasa tertinggi. Untuk itu diperlukan kemauan politik. Jika ada kemauan politik maka T. Form ini diharapkan dapat mempercepat  pelayanan dalam mendukung pengguna jasa yang akan berkompetesi secara global.

Pendekatan kontingensi menganalisis organisasi sendiri-sendiri maksudnya khusus organisasi tertentu. Suatu organisasi tidak mungkin sama dengan organisasi yang lain cara pendekatannya karena tugas, individu maupun situasi masing-masing organisasi berbeda-beda. Setiap organisasi harus dicocokkan tugasnya dengan motivasi individu yang mengerjakan tugas dan situasi. Dengan demikian kita akan berhasil menjumpai masalah yang unik dari organisasi tersebut. Baik pendekatan sistem maupun pendekatan kontingensi, keduanya bersifat terbuka terhadap lingkungannya.

Sumber:
BMP Modul Organisasi dan Manajemen Universitas Terbuka - ADPU4217