Manajemen Sumber Daya Manusia: Langkah Kegiatan Analisis Jabatan Pada Perusahaan

Sebelum ke langkah-langkah melakukan kegiatan analisis jabatan sedikit saya ingin menjelaskan pengertian analisis jabatan, ialah merupakan hal mendasar dalam aktivitas manajemen sumber daya manusia. ialah sebuah kegiatan mengkaji, mengumpulkan dan mencatat informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan.

Analisis jabatan itu sendiri merupakan sebuah kegiatan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan dan juga pekerjaan dengan persyaratan tertentu. Untuk bahasa singkatnya yaitu langkah mengidentifikasi tugas dan juga syarat suatu pekerjaan. Pekerjaan tersebut dijabarkan mengenai tugas dan persyaratan yang harus dilakukan oleh seseorang.

Tentunya untuk bisa mengidentifikasi sebuah tugas harus melakukan pengumpulan data mengenai jabatan. informasi yang diolah dari analisis ini biasanya digunakan untuk kepentingan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

Selain hal tersebut, analisis jabatan atau yang dikenal juga dengan job analysis ini merupakan sebuah eksplorasi yang sistematis sebuah jabatan. Dengan melakukan sebuah studi dan juga pencatatan tanggung jawab seperti tugas dan keterampilan yang dimiliki.

Penempatan seseorang untuk jabatan tertentu memerlukan analisa yang mendalam. Jika Anda salah menempatkan seseorang tidak pada kapabilitasnya, bisa dipastikan bahwa usaha Anda tidak akan berjalan optimal. Misalnnya adalah ketika Anda mencari akuntan atau admin keuangan, ada hal hal penting yang harus Anda perhatikan agar semua sesuai dengan apa yang Anda harapkan.

Dalam manajemen sumber daya manusia, berikut adalah angkah-langkah untuk melakukan kegiatan analisis jabatan :

1. Mengkaji informasi internal perusahaan yang berkaitan dengan jabatan perusahaan
   Langkah pertama yang perlu dilakukan mengkaji informasi yang ada di dalam perusahaan. Hal ini harus bisa dilakukan secara keseluruhan dan berdasarkan kesesuaian jabatan dalam perusahaan. Artinya bila informasi internal mengenai jabatan tidak benar, proses analisa belum bisa dianjurkan pada tahap selanjutnya.
   
   
2. Penentuan penggunaan informasi
   Bila perusahaan sudah mendapatkan informasi lengkap mengenai jabatan dalam perusahaan secara keseluruhan, seperti job desc, kualifikasi dan yang lainnya, maka saatnya perusahaan mulai menentukan pemakaian informasinya. Perusahaan harus sudah memiliki tujuan yang jelas untuk informasi tersebut, jangan sampai salah dalam penggunaannya, agar tidak keliru nantinya.
   
   
3. Memilih jabatan
   Proses pemilihan jabatan yang akan dilakukan analisis juga sangat penting dilakukan. Bila memang Anda hanya membutuhkan divisi dan jabatan tertentu untuk dilakukan analisis jabatan, tidak seharusnya semua divisi dalam perusahaan diikut sertakan. Karena bila sudah jelas, akan lebih baik bila langsung menganalisis pada divisinya tanpa melibatkan divisi lain.
   
   
4. Pengumpulan data
   Bila ketiga langkah di atas sudah dilakukan, hal selanjutnya yang harus perusahaan lakukan adalah mengumpulkan data. Dengan teknik analisis jabatan yang sudah dilakukan, tentunya perusahaan akan mendapatkan data. Nah, kumpulkan data-data tersebut jangan sampai tercampur oleh data perusahaan yang lain.
   
   
5. Siapkanlah uraian jabatan
   Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk Anda untuk menyiapkan uraian yang jelas mengenai jabatan yang telah disediakan oleh perusahaan. Ini akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari pekerjaan tersebut. Uraian jabatan juga akan mempermudah perusahaan saat akan menjelaskan mengenai tugas jabatan tertentu.
   
   
6. Siapkan spesifikasi jabatan
   Selain uraian dari jabatan yang sedang dilakukan analisis, selanjutnya perusahaan juga harus menyiapkan spesifikasi jabatannya. Ini akan lebih mempermudah dalam proses analisisnya, mengenai jobdesk dari jabatan tertentu serta hal yang dibutuhkan lainnya.
   
   
7. Memanfaatkan informasi
   Bila sudah mendapatkan informasi yang sesuai dengan langkah 1 sampai 6, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah memanfaatkan informasi tersebut. Ini sangat berguna terutama untuk melakukan perencanaan jabatan, perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM), proses rekrutmen dan juga seleksi karyawan dalam perusahaan, menetapkan pelatihan dan juga pengembangan karyawan, melakukan penilaian kinerja pada karyawan, menetapkan besaran kompensasi dan juga mematuhi apa yang telah ditetapkan oleh hukum.

Pendapat lain yang menyangkut langkah-langkah kegiatan analisa jabatan yaitu:

• Merencanakan analisis jabatan: perencanaan penting dilakukan dalam proses analisis jabatan sebelum melakukan identifikasi jabatan. beberapa pertimbangan yang penting dalam merencanakan analasis jabatan ialah mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan, mungkin hanya untuk memuthakiran deskripsi jabatan yang ada, merevisi program kompensi dalam organisasi, merancang ulang jabatan dalam suatu departemen atau devisi dalam organisasi.
• Mempersiapkan dan memperkenalkan analisis jabatan, dalam tahap ini juga perlu mengkaji dokumen yang telah ada, deskripsi jabatan yang ada, bagan organisasi, informasi analisis jabatan yang lalu serta sumber daya data terkait yang dapat digunakan dalam analisis jabatan.
• Melakukan analisis pekerjaan, 
• Mengembangkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. pada tahap analisis jabatan ini akan dikembangkan konsep deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
• Mempertahankan dan memuthakiran uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, setelah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan diselesaikan dan ditinjau oleh semua pighak yang terkait maka suatu sistem harus dikembangkan untuk menjaga kemutakhiran deskripsi dan spesifikasi jabatan tersebut. 

Sumber MODUL Manajemen Sumber Daya Manusia EKMA2414/MODUL4 - Universitas Terbuka